高校档案公共服务功能之我见

来源：网络 时间：2022-03-19

　　前 言

　　要想使高等院校符合现代化的发展趋势，不仅仅只是需要建立一些图书馆、小型博物馆之类的文化设施，也需要成立与文化设施相均衡的公共服务设施，其中值得一提的便是高校的公共档案管理工作。因为高等院校的档案管理会记载着高校的发展历程、展示高校的文明程度与获得的奖项，从这些方面给现在的教师与学生以展示，从而提高更多师生的素质，具有十分重要的作用。而高校虽然已经开放了一部分档案服务功能，但是仍然存在着内容脱节与有所保留的现象，还需要逐步的开发高校档案管理的公共服务功能。

　　1、目前高校档案的公共服务功能

　　1.1 档案的查询与服务功能

　　因为社会上会有越来越多的信息需要使用到高校档案馆所存储的内容，档案馆也逐渐从以前封闭以及半封闭的状态中逐步的转变为向社会大众公开服务，从而把传统服务转换成公共服务。而档案管理中最重要的公共服务内容就是提供现在与往届人才的学籍、学历信息，往届学生的学位鉴定与证明。由于现在的信息化社会，需要的是各种各样的人才，为了使社会中的各种单位寻求到更加合适的人才，高校就需要为这些单位提供真实、可靠的人才学历与信息，帮助这些单位辨别人才的学历真伪。这项功能也有助于维护高校的声誉，保障用人单位的人才选择真实性，为今后的学生建立起走向社会用人单位与企业的诚信桥梁。

　　1.2 高校文化的记忆与传承功能

　　因为高校的档案管理部门真实的记录了学校以往的活动与相关的文件材料，具有非常浓厚的文化记忆性。而随着信息化社会的不断发展，人们对于文化的需求与认识都不断的增强，高校档案的文化记忆和传承功能就会成为新时代下发展的主要目标，提高高校档案公共服务功能的附加值。而高校不仅仅需要把档案文化向学校内部开放，也应该将档案中的文化思想扩散到整个社会，使这些档案资料能够帮助学校架起与社会其他各界相联系的桥梁，从而扩大高校在社会上的影响力，拓展高校档案的文化功能。

　　1.3 毕业生档案查询功能与招生就业咨询功能

　　因为高校的档案管理部门是学校内部的专门性的管理机构，存放着所有往届毕业生的档案，还管理着高校每年的招生与就业情况的具体信息。随着信息化社会的不断发展，社会对于档案的公共服务功能也提出了更高的要求，高校的档案管理部门不能仅仅只限于内部的师生查询学校的档案，也应该面向整个社会提供信息查询功能。

　　1.4 社会教育功能

　　在高校的档案之中，不仅仅记载了学校以往的辉煌成就，也能够体现出老一辈知识分子为学校的发展所作出了拼搏与努力，这些档案都拼凑成了高校的发展史。同时，高校的档案中还保存着本校的一些专家、教授以及学生对于专业知识的研究资料，在社会教育方面具有很强的知识性与教育性。高校档案管理要做到为社会服务，就应该不断拓展档案的开放工作，为社会教育作出更多的贡献。

　　2、开发高校档案公共服务功能的措施

　　2.1 丰富档案馆藏的内容

　　丰富馆藏的内容并不只是需要增加档案的数量，也必须要保证档案的质量，二者缺一不可。在进行档案的收藏工作时，就需要严格把好质量关，优化档案的内容，取出档案的精华内容，保证档案内容的质量。并且需要改善高校档案存储的结构，扩大不同档案的接收力度，丰富馆藏的主要内容，主要包括：首先，增加非公务型档案。这部分档案的内容涉及到高校教师以及学生的私人事务，例如家庭状况、婚姻状况、户籍信息等。其次，需要建立特色档案。其中，特色档案并不仅仅是指具有地方特色的档案，而指的是具有个性的特色档案。通过查阅些方面的档案，能够给公众提供更多的地方感与根源感，提高高校的知名度。再次，应该增加珍品档案，这部分的档案指的是年代久远的、含金量较高的档案，收集这些档案能够非常有效的提升高校的价值与知名度。最后，应该丰富档案的载体形式，不仅仅应该收集纸质的档案，照片、磁带以及光盘等载体，也能够成为档案的内容。

　　2.2 加大高校档案馆的宣传力度

　　高校的档案管理部门应该从多种方面宣传高校的档案内容，提高社会公众对于档案管理部门的认识。可以通过以下几个方面来进行宣传：第一，以现代化的手段为媒介，逐步普及公众的档案知识，提高公众对档案保护与利用的意识，宣传高校珍品档案，从而提高高校档案馆的社会影响力。第二，可以通过高校的教师与学生来展开高校档案的宣传工作。第三，应该做好档案专栏的宣传工作，定期为公众介绍档案馆收藏的具体内容，提高档案馆的开放度。

　　2.3 开发档案馆网络功能

　　随着现代化的不断深入，高校的档案管理部门也应该利用计算机来实现更加高效与准确的计算机检索功能，并且能够通过计算机建立起现代化的信息网络，能够实现高校与社会的资源共享。高校的档案馆还应该尽快的加入公共信息网络，拓展档案信息的公共服务功能，从最大限度上发挥档案管理部门的社会功能。

　　3、结束语

　　总而言之，虽然高校的档案馆曾经是学校非常神秘与保存学校机密的地方，但是随着社会的不断发展，开放程度也越来越高，高校应该充分的发挥档案服务的创新功能，积极的为社会大众提供更多优质、全面的档案信息。这就需要高校的档案管理部门不断的创新服务机制，使用现代化的技术扩大高校档案的服务领域，为更多的社会人士提供档案查询的便利，同时也能够增加高校与社会企业的联系，提高高校的知名度。